È costituito da una applicazione web accessibile tramite browser Internet (testato su Chrome, Explorer, Firefox). L’accesso è naturalmente riservato e si effettua previa immissione di credenziali utente.

I dati delle timbrature vengono acquisiti in automatico dai dispositivi di rilevazione ad intervalli regolari di alcuni minuti.

Dal sistema possono essere eseguite tutte le operazioni necessarie alla gestione delle presenze.

• Modifica, eliminazione, inserimento manuale di timbrature
• Quadrature
• Chiusura mensile
• Export
• Gestione delle anagrafiche:
  • risorse umane
  • turni di lavoro
  • causali
• Impostazioni di configurazione

Quadrature

Per ogni dipendente, giornalmente vengono calcolati valori quali:

• ore lavorate
• ore di assenza
• ritardi
• ore lavorate in eccesso
• ore lavorate in difetto

Il sistema rileva e visualizza eventuali anomalie presenti nelle timbrature in base a determinate regole di coerenza. Vengono rilevati ad esempio incoerenza o mancanza delle timbrature (es. mancata entrata o uscita).

Una serie di strumenti consentono quindi di apportare le modifiche necessarie al fine di eliminare tutte le anomalie rilevate. Alcune delle operazioni possibili sono:  

• Inserire le timbrature mancanti (verrà marcata come “inserita manualmente”)
• Eliminare le timbrature (es. quelle inserite erroneamente)
• Modificare verso della timbratura (Entrata/Uscita)
• Modificare la causale di una timbratura (es. pausa caffè in pausa pranzo)
• Inserire causali di assenza (es. ferie/malattia/permesso)

Chiusura mensile

La chiusura mensile si esegue solo dopo aver corretto tutte anomalie sulle timbrature.

La procedura esegue il calcolo mensile finale, definendo giornalmente per ogni dipendente il numero di ore effettuate per ogni causale. Esempio:

15/01/2018 ore ordinarie 06:00
15/01/2018 ore permesso 02:00
16/01/2018 ore ordinarie 08:00
16/01/2018 ore straordinario 01:20
17/01/2018 ore ferie 08:00

Una volta eseguita la chiusura il sistema consente di effettuare la procedura di export per generare il file da inviare al consulente del lavoro per l’elaborazione delle buste paga.

Export

È possibile esportare i dati delle presenze in diversi formati, alcune dei quali rispettano degli standard per consentire l’importazione automatica su sistemi di gestione delle buste paga, esempio Zucchetti WEB.

Viene fornita anche la possibilità di esportare i dati in formato CSV nel seguente formato.

Tale formato può essere visualizzato anche con MS Excel

È possibile richiedere la valutazione per l’implementazione di una procedura di generazione di un file compatibile con uno specifico sistema di gestione delle Buste Paga.

Anagrafiche

Risorse umane

È possibile inserire o modificare l’anagrafica dei dipendenti indicando nome, cognome, numero di matricola, sede (facoltativo), turno di lavoro. Le modifiche effettuate vengo automaticamente assimilate da tutti i rilevatori collegati. Il numero di anagrafiche che è possibile inserire nel sistema dipende dal piano contrattuale scelto.

Turni di lavoro

Per ogni turno di lavoro inserito in anagrafica è possibile specificare, per ogni giorno della settimana, gli orari di inizio e fine turno e della pausa pranzo (se presente).  Grazie a questa anagrafica il sistema è in grado di individuare eventuali scostamenti dell’orario di lavoro.  

Causali

È l’anagrafica delle causali  (o giustificativi) che possono essere assegnate ad ogni timbratura.

La gestione delle causali è un’operazione abbastanza complessa, pertanto viene fornito il supporto tecnico necessario alla sua compilazione in fase di attivazione del servizio.

Anche in questo caso non c’è limite al numero di causali che possono essere inserite nel sistema.